Direction informatique et service de la commande publique: comment mieux collaborer ?

Les achats informatiques dans le secteur public échappent souvent au contrôle des services de la commande publique, voire même de certaines directions des achats. De fait, les directions informatiques, souvent délocalisées géographiquement (la situation est très fréquente au sein des établissements publics de l’État), se sont habituées à l’autonomie et gèrent elles-mêmes leurs marchés.

Pour la plupart des acheteurs publics, les achats informatiques se résument à cela: des marchés opaques et complexes, des prestataires de maintenance à vie, une organisation empirique et rarement remise en cause, des solutions informatiques au budget colossal peu ou pas du tout utilisées,…bref un véritable terrain miné !

Et malheur à celui ou à celle qui évoquera ces difficultés. Et c’est bien compréhensible car après tout, « il faut faire avec » et que peut-on répondre face à un « On fait confiance à ce prestataire il connaît notre organisation » . Ô douce naïveté !

Maintenant, si vous êtes arrivés à ce stade critique de votre organisation, que pouvez-vous faire pour changer les choses ?

Voici, quelques rapides recommandations précédées de deux vérités.

Première vérité à connaître : le technicien en informatique ne doit jamais être son propre juriste ou son propre acheteur, en particulier dans le domaine des prestations intellectuelles informatiques: marchés de conseils, d’assistance à maîtrise d’ouvrage ou d’études.

Pour une meilleure organisation de vos achats publics informatiques, il faudra impérativement créer un rapprochement entre les opérationnels et votre service de la commande publique. Pour atteindre cet objectif, vous devrez faire preuve d’une diplomatie sans faille pour éviter de heurter l’égo de la direction informatique tenue de céder une part de ses prérogatives.

Sur ce point, ne croyez pas qu’en catapultant un jeune (ou moins jeune) acheteur issu du privé, à qui vous demandez de prendre en main tous vos achats informatiques, tous vos problèmes seront résolus. Bien au contraire, c’est la meilleure façon d’accentuer les conflits internes.

Seconde vérité à connaître : la direction informatique n’est pas la seule responsable ! Vous êtes autant fautif qu’elle et votre première erreur est d’avoir confondu « confier la charge des achats informatiques » avec « se débarrasser des achats informatiques ».

Pour arriver à une collaboration réussie entre la direction informatique et le service de la commande publique, il est recommandé de :

• faire un audit préalable de votre organisation et de vos achats informatiques (au passage, nous serions ravis de vous aider sur ce point !) ;
• démontrer l’utilité et les bénéfices d’un tel rapprochement ;
• définir la répartition des rôles du tandem opérationnels-acheteurs (juristes compris) ;
• impliquer les acheteurs (juristes compris) dès la phase de définition des besoins et favoriser le maximum d’interactions avec la direction informatique ;
• ne pas imposer ses choix.

Nous sommes intimement convaincus que la réussite dans les achats informatiques ne réside pas dans l’expertise du juriste, de l’acheteur ou de l’informaticien mais dans l’imbrication étroite de leurs expertises.

Dominique Damo
Avocat à la Cour